Privacy policy
1. Doel van dit Handvest
Het doel van dit charter (hierna het "Charter") is de beschrijving van het beleid van de vzw Royal Waterloo Golf Club, waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is te Vieux Chemin de Wavre, 50, 1380 Lasne, geregistreerd bij de ECB onder nr. 0407.692.879 (hierna de "Club") met betrekking tot de verwerking van Persoonsgegevens van Internetgebruikers, Leden van de Club en Bezoekers.
Dit beleid is van toepassing op alle verwerkingen van Persoonsgegevens van Internetgebruikers, Clubleden en Bezoekers die worden uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van de Club, of het nu gaat om Persoonsgegevens die worden verzameld via de website https://www.rwgc.be/fr/die door de Club wordt gepubliceerd (hierna de "Site") of om Persoonsgegevens die op een andere manier worden verzameld in het kader van de werking en de activiteiten van de Club.
2. Definities
In dit Handvest hebben de volgende termen de volgende betekenis:
- Persoonsgegevens" en "Betrokkenen" hebben de betekenis die eraan wordt gegeven in Verordening (EU) nr. 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (hierna "PGRD" genoemd);
- De term "Internetgebruiker" verwijst naar elke persoon die toegang heeft tot en/of gebruik maakt van de Site;
- De term "Lid" verwijst naar elke persoon die bij de Club is geregistreerd als lid en die het inschrijvingsgeld en het jaarabonnement heeft betaald;
- De term "Bezoeker" verwijst naar elke persoon die deelneemt aan de activiteiten van de Club zonder lid te zijn.
3. Persoonlijke gegevens verwerkt door de Club
Wanneer u als internetgebruiker op de Site surft, verzamelt de Club automatisch Persoonlijke Gegevens over u. Deze gegevens (de "Navigatiegegevens") zijn als volgt:
- je IP-adres;
- gegevens die worden verzameld door middel van cookies (zie in dit verband ons Cookiebeleid, beschikbaar onder de volgende link:
https://www.rwgc.be/images/PDF/2019/190607_Cookie_Policy_-_version_finale.pdf.
Wanneer u zich aanmeldt voor het lidmaatschap van de Club, verzamelt de Club Persoonlijke Gegevens van u door middel van een aanmeldingsformulier. Deze gegevens (de "Lidmaatschapsgegevens") zijn als volgt:
- persoonlijke identificatiegegevens: achternaam (-namen), voornaam (-namen), foto ;
- contactgegevens: privé-adres, privé-telefoonnummer, mobiel telefoonnummer en e-mailadres;
- persoonsgegevens: leeftijd, geboortedatum, burgerlijke staat, gezinssamenstelling, nationaliteit, beroep(en), bedrijf, beklede functie;
- de eventuele relatie met het lid of de leden en de sponsors die de aanvraag tot lidmaatschap ondersteunen; en
- sportgegevens: andere club(en) waarvan u lid bent, handicap, federaal kaartnummer, homeclub, andere sporten die worden beoefend en clubs waar deze sporten worden beoefend, mogelijke sportverantwoordelijkheden.
Vanaf de dag dat uw lidmaatschapsaanvraag door de Club wordt geaccepteerd, worden uw lidmaatschapsgegevens "Lidgegevens" genoemd. De identificatoren die door de manager worden toegewezen zodra het lidmaatschap is voltooid, zijn ook lidgegevens.
Wanneer u zich op de Site registreert als Bezoeker om een site te reserveren bij de Club, verzamelt de Club van u, via een formulier, of van Mygreenfee.com, Persoonlijke Gegevens over u. Deze gegevens (de "Boekingsgegevens") zijn de volgende:
- persoonlijke identificatiegegevens: naam, voornaam, postcode, land;
- elektronische identificatiegegevens: mobiele telefoon, e-mailadres; en
- persoonlijke gegevens: geboortedatum, federaal kaartnummer.
De bankgegevens die u bij de betaling van uw reservering opgeeft, worden niet door de Club verzameld. Ze worden alleen opgehaald door de exploitant van de CCV-reserveringsdienst, in overeenstemming met zijn privacybeleid, dat hier kan worden geraadpleegd: https://www.ccv.eu/be-fr/a-propos-de-ccv/declaration-de-confidentialite/.
Wanneer u deelneemt aan wedstrijden of activiteiten die door de Club worden georganiseerd of die door de Club worden begeleid, verwerkt de Club Persoonlijke Gegevens over u die eerder door de Club zijn verzameld. Deze gegevens (de "Deelnamegegevens") zijn als volgt:
- persoonlijke identificatiegegevens: naam, voornaam, titel, adres (privé en professioneel), telefoonnummer (privé en professioneel) ;
- elektronische identificatiegegevens: mobiel telefoonnummer, e-mailadres; en
- persoonlijke gegevens: leeftijd, geslacht, geboortedatum, nationaliteit.
4. Doelstellingen van de behandeling
De persoonlijke gegevens die de Club over u verzamelt, worden in elektronische vorm vastgelegd. Ze worden verwerkt voor de volgende specifieke doeleinden:
De navigatiegegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:
- Het aanbieden van inhoud;
- De optimalisatie van uw ervaring op de Site;
- De statistische evaluatie van het verkeer van de Site, om de inhoud en de werking ervan te verbeteren.
Lidmaatschapsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:
- Behandeling en beheer van de lidmaatschapsaanvraag en eventuele latere verzoeken.
Lidmaatschapsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:
- De uitoefening van de activiteiten van de Club en de diensten die zij aanbiedt;
- De promotie van de activiteiten van de Club en de diensten die zij aanbiedt;
- De behandeling en het beheer van de verzoeken die de leden aan de Club richten;
- Communicatie tussen de Leden, met name door het verstrekken van contactgegevens via de Ledenzone van de Site.
Boekingsgegevens worden verwerkt voor het beheer van reserveringen.
Deelnamegegevens worden verwerkt voor de uitoefening, het beheer en de promotie van wedstrijden en andere activiteiten die door de Club worden georganiseerd of onder toezicht van de Club worden uitgevoerd.
5. Juridische grondslag
Navigatiegegevens worden verwerkt voor de legitieme belangen van de Club (artikel 6, 1., f), van de RGPD), namelijk om de inhoud van de Site beschikbaar te stellen en om de goede werking van de Site, de verbetering ervan en een optimale ervaring op de Site mogelijk te maken.
De ledengegevens worden verwerkt in het rechtmatige belang van de Club (artikel 6, 1., f), van de RGPD), namelijk om de Club in staat te stellen haar activiteiten uit te voeren en te bevorderen, een goed beheer te voeren, haar diensten aan te bieden en te promoten, en de door de leden aan haar gerichte verzoeken te onderzoeken en te beheren. Bepaalde ledengegevens worden ook verwerkt om de Club in staat te stellen zijn wettelijke verplichtingen na te komen, met name zijn verplichting om een register van leden bij te houden.
Lidmaatschap Gegevens worden verwerkt omdat zij noodzakelijk zijn voor de uitvoering van precontractuele maatregelen (artikel 6, 1., b), van de DDR), namelijk het verlenen van het lidmaatschap door de betrokkene.
Reserveringsgegevens worden verwerkt omdat ze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het reserveringscontract met de Club (artikel 6, 1., b), van de RGPD).
Deelnemingsgegevens worden verwerkt in het rechtmatige belang van de Club (artikel 6, 1., f), van de RGPD), namelijk de uitoefening, het beheer en de promotie van wedstrijden en andere activiteiten die door de Club worden georganiseerd of waarop de Club toezicht houdt.
Wanneer de rechtsgrondslag van de verwerking het rechtmatige belang van de Club is, zorgt de Club ervoor dat de gevolgen van de verwerking zo beperkt mogelijk zijn en de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene niet ondermijnen.
Indien de betrokkene weigert bepaalde voor de verwerking essentiële gegevens te verstrekken, is het mogelijk dat de Club niet in staat is het bij hem ingediende verzoek te verwerken of de gevraagde diensten aan te bieden.
6. Bewaartermijn van persoonsgegevens
Navigatiegegevens worden opgeslagen in overeenstemming met het Cookiebeleid (https://www.rwgc.be/images/PDF/2019/190607_Cookie_Policy_-_version_finale.pdf).
Lidmaatschapsgegevens worden gedurende het lidmaatschapsproces bewaard. Als de lidmaatschapsaanvraag niet wordt geaccepteerd, worden deze gegevens na 10 jaar na de datum van weigering verwijderd. Als de lidmaatschapsaanvraag wordt geaccepteerd, worden de lidmaatschapsgegevens lidgegevens en worden deze vervolgens bewaard voor de duur van het lidmaatschap van het lid en vervolgens voor 10 jaar, tenzij de Club legitieme redenen heeft om deze langer te bewaren, zoals historische redenen als het lid bijvoorbeeld voorzitter van de Club is geweest of zitting heeft gehad in de Raad van Bestuur, of wedstrijden heeft gewonnen, op de "hole in one"-muur is geplaatst of zich anderszins heeft onderscheiden in het leven van de Club.
De Boekingsgegevens en de Deelnamegegevens worden bewaard gedurende de tijd die nodig is om de gevraagde dienst te verlenen en vervolgens gedurende 2 jaar.
Persoonsgegevens kunnen langer worden bewaard indien het Lid, de Bezoeker of de Gebruiker hiermee instemt of indien de wettelijke termijnen waaraan de Club is onderworpen dit voorschrijven.
7. Mededeling van persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden alleen doorgegeven aan het personeel van de Club dat belast is met de verwerking van de aanvragen of het beheer van de diensten. Alle Club-medewerkers met toegang tot Persoonlijke Gegevens zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht.
De verzamelde Persoonsgegevens zullen alleen worden gebruikt voor de hierboven beschreven doeleinden en zullen daarom nooit worden verkocht aan andere natuurlijke of rechtspersonen, al dan niet gerelateerd aan de Club, of anderszins worden gebruikt voor winstgevende doeleinden. Bepaalde ledengegevens (met name achternamen, voornamen, e-mailadressen of telefoonnummers) kunnen aan Clubleden worden doorgegeven in het kader van de organisatie van Clubactiviteiten. De gegevens van het Lid kunnen ook worden doorgegeven aan derden in de Europese Economische Ruimte die direct of indirect betrokken zijn bij de uitoefening van de sportactiviteit van de Club (de federatie, de pers, leveranciers en onderaannemers, enz.) en/of in het kader van wedstrijden, wanneer dit noodzakelijk is voor de behandeling van het verzoek van het Lid, de Bezoeker of de Internetgebruiker of wanneer dit noodzakelijk is voor het beheer of de promotie van de diensten die door de Club worden aangeboden. De Club stelt alles in het werk om ervoor te zorgen dat dergelijke transfers altijd in strikte overeenstemming met de DDR plaatsvinden. De Club geeft uw persoonlijke gegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte.
De Club heeft passende veiligheidsmaatregelen getroffen om uw Persoonlijke Gegevens te beschermen tegen verlies, diefstal, misbruik of wijziging.
8. Uw rechten op uw persoonlijke gegevens
Elke persoon die betrokken is bij een verwerking van Persoonsgegevens door de Club heeft de rechten die worden vermeld in de artikelen 15 tot 22 van de RGPD en die hieronder worden gespecificeerd. Deze rechten zijn echter niet absoluut en de Club behoudt zich het recht voor om te weigeren te reageren op een verzoek om een recht uit te oefenen buiten de grenzen van de wet.
Deze rechten zijn als volgt:
- Recht van toegang tot Persoonsgegevens door de betrokkene, d.w.z. het recht om van de Club een bevestiging te krijgen dat zijn of haar Persoonsgegevens worden verwerkt of niet worden verwerkt, alsmede bepaalde informatie met betrekking tot die verwerking, en het recht om toegang te krijgen tot die gegevens;
- Het recht om onjuiste Persoonsgegevens te corrigeren, met inbegrip van het recht om onvolledige Gegevens te laten vervolledigen;
- Het recht om de verwijdering van de persoonsgegevens te verkrijgen wanneer deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of wanneer de betrokkene zijn toestemming intrekt (en er geen andere rechtsgrond voor de verwerking is);
- Recht op beperkte verwerking van persoonsgegevens;
- Het recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens, d.w.z. het recht van de betrokkene om de hem of haar betreffende persoonsgegevens te verkrijgen die hij of zij aan de Club heeft verstrekt in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat, en het recht om deze gegevens te verzenden of te laten verzenden naar een andere verantwoordelijke voor de verwerking, zonder dat de Club dit kan voorkomen;
- Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn of haar Persoonsgegevens, waardoor de betrokkene de mogelijkheid heeft om de Club te verzoeken de verwerking van zijn of haar Gegevens onder bepaalde voorwaarden te staken.
Elk verzoek met betrekking tot de uitoefening van deze rechten kan per e-mail (infos@golfwaterloo.be) of per post (Vieux Chemin de Wavre, 50 - 1380 in Lasne) aan de Club worden gericht. Het antwoord zal zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen een maand na ontvangst van het verzoek, via hetzelfde communicatiekanaal worden gegeven. Er wordt door de Club geen betaling geëist, tenzij de verzoeken duidelijk ongegrond of buitensporig zijn (als ze bijvoorbeeld een repetitief karakter hebben).
9. Verzoeken om informatie en klachten
Elke aanvraag die u heeft met betrekking tot de verwerking van uw Persoonsgegevens door de Club kan per e-mail (infos@golfwaterloo.be) of per post (Vieux Chemin de Wavre, 50 - 1380 in Lasne) worden verstuurd. Indien de Club niet naar tevredenheid reageert op een verzoek dat u doet, heeft u het recht een klacht in te dienen bij het College Bescherming Persoonsgegevens (https://www.autoriteprotectiondonnees.be).
Charter opgesteld op 24 mei 2019 in Lasne.